مدیریت امور اداری

در هر اداره و سازمان انجام امور و ارائه خدمات عمومی ضروری است زیرا بدون فعالیت این بخش فعالیت سایر بخش ها غیر ممکن خواهدبود.

مدیریت اداری

مدیریت اداری پشتیبانی  کننده واحد در زمینه های اداری خدمات و تدارکات است که در زمینه های زیر فعالیت دارد

1-     کارگزینی کارکنان :

این بخش کلیه اقدامات مدیریت منابع انسانی شامل تامین و سازماندهی و انتصاب نیروی انسانی , آموزش و پرورش نیروی انسانی , ترفیعات , جابجاییها, مرخصی , ماموریت , برکناری از خدمات , بازنشستگی , برقراری حقوق و مزایای کارکنان  , بایگانی اسناد و مدارک را انجام میدهد.

2-     تدارکات واحد :  کلیه اقدامات مربوط به تهیه نیازمندیها  اعم از کالا و خدمات نگهداری و مدیریت انبارها و واگذری اجناس مورد نیاز به بخش های مختلف  را زیر نظر مدیر اداری و با هماهنگی معاونت اداری و مالی به انجام میرساند

3-     بخش خدمات : این بخش کلیه کارهای خدماتی واحد از قبیل انتظامات , نگهداری فضای سبز , ترابری افراد/اشیاء , نظارت محوطه و ساختمانها را زیر نظر مدیر اداری به انجام می رساند.

مدیریت امور اداری

اهم وظایف این مدیریت عبارتند از: استخدام کارکنان، توزیع مناسب نیروی انسانی،  نظارت بر اجرای صحیح مقررات وضوابط اداری، اقدام لازم برای عقد قراردادهای پشتیبانی  و خدماتی و نظارت بر اجرای این قراردادها، خرید تجهیزات و لوازم مورد نیاز و نظارت  در خرید  .
ضمناً این مدیریت پیرو مصوبات مراجع ذیصلاح باید نسبت به واگذاری کلیه امور  خدماتی و پشتیبانی خود به بخش خصوصی اقدام نماید .

بسیاری از کارشناسان، بخش عمده ای از مشکلات کشور را ناشی از ناکارآمدی نظام اداری می دانند. برخی نیز برضعف مدیریت پای می فشارند. هر چه هست در پی هر تغییر و انتصابی، مدیران جدید ساماندهی تشکل یا نهاد تحت امر خود را در اولویت قرار می دهند. با این همه، این فرآیند همچنان تکرار می شود. چرا؟ پیش از پرداختن به این مقوله ضروری است هر چند مختصر به پیشینه بوروکراسی در ایران اشاره شود . ماکس وبر- جامعه شناس آلمانی- که تحقیقات گسترده ای درباره نظام های دیوانسالاری انجام داده، در نتیجه گیری خود می گوید: «نظام دیوانسالاری ایران، گسترده ترین و در عین حال مشکل دارترین و پیچیده ترین نظام دیوانسالاری در طول تاریخ بشریت است.» نظامی که طی 2 الی 3 هزار سال تحت سلطه حکومتهای شاهنشاهی و مطلق العنان شکل گرفته و در این دوره طولانی، مجریانی فاقد کارآمدی و قانونمندی اداره امور را برعهده داشته اند و در نتیجه، هرگز اجازه نداده اند تا جامعه نظام مند وعلم مند شود. افزون بر این، از 250 سال پیش پرتغالی ها و انگلیسی ها پا به منطقه آسیا گذاشتند بر این بیماری دامن زدند و با استقرار نظام های فاسد بوروکراسی در کشورهای منطقه و حمایت از حاکمان دست نشانده خود کوشیدند تا اهداف استعماری و نو استعماری خود را محقق سازند؛ بوروکراسی دوره رضا خان پهلوی نمونه ای از این نظام های فاسد و دست نشانده است که به رغم ظاهر پرزرق و برق آن از درون خالی و پوچ بود. اما پیروزی انقلاب، خط بطلانی بر سیطره حکومتهای خودکامه کشید و ملت ایران توانست با پشت سر گذاشتن این پس کوچه های تاریخ، افق جدیدی در تاریخ کشور بگشاید. اینک قریب به 27 سال از انقلاب می گذرد با این همه هنوز مشکلات بسیاری در نظام اداری بر جای مانده که نیازمند دگرگونی و تحول است. در گزارشی که از نظرتان می گذرد تلاش شده علل ناکارآمدی نظام اداری و چگونگی بهینه سازی آن از دیدگاه صاحبنظران بررسی و تبیین شود. دکتر محمود ساعتچی، مدرس دانشگاه در باره علل ناکارآمدی نظام اداری می گوید: «مادیسون مورخ بزرگ آمریکایی گفته است من تمدنهای کهن کشورهای پیشرفته کنونی را مورد مطالعه قرار دادم تا به این پرسش پاسخ دهم که چگونه دولتها ظهور می کنند و چه عاملی باعث سقوط آنها می شود.» مادیسون پس از بررسی های متعدد در می یابد که ظهور و سقوط دولتها با یک عامل یعنی بهره وری ملی رابطه مستقیم دارد. بحران مدیریت این استاد دانشگاه که سالها در مرکز مدیریت صنعتی آموزش مدیران را برعهده داشته است، با اشاره به این که بهره وری ملی زمانی افزایش می یابد که سازمانهای فعال در کشور بهره وری بالا داشته باشند، می افزاید: «واقعیت این است که سالهای متعددی است که ما در کشور گرفتار بحران مدیریت هستیم و تقریباً تمام مشکلاتی که امروز در بخشهای مختلف با آن مواجهیم ناشی از همین بحران است، چرا که امروز، کمتر سازمانی در کشور وجود دارد که به تجزیه و تحلیل شغل کارکنان خود به شیوه علمی پرداخته باشد. به عبارت دیگر، هنوز وظایف مدیران در سازمانها و نهادها به درستی مشخص نشده و تعریف دقیقی از حقوق، دستمزد و مشوق های مالی مدیران ارائه نگردیده است. انتخاب مدیران نیز نه براساس شیوه های علمی که غالباً براساس رابطه صورت گرفته است. از سوی دیگر، این مدیران اغلب دوره های آموزشی اثر بخش را طی نکرده و اگر هم آموزشی دیده اند نتوانسته اند به درستی از این آموزشها بهره بگیرند. در اینجا چرخه ای را می بینیم که از یک سو، مدیران دوره آموزشی اثر بخش ندیده اند یا بدرستی این دوره ها برگزار نشده و از سوی دیگر، ارزیابی عملکرد شغلی آنها هم به شیوه علمی صورت نگرفته، از همین رو ما گرفتار بحران مدیریت هستیم.» به زعم وی «در حال حاضر، بهره وری ملی که محصول و نتیجه بهره وری سازمانهای کشور است به میزان تأسف باری پایین است. این نکته ای است که متأسفانه مدیران ارشد کشور به ندرت به طور جدی و عملیاتی به آن نگاه می کنند. شاهد این ادعا، میزان اعتبارات و بودجه ای است که سازمانها برای تجزیه و تحلیل شغل مدیران خود و انتخاب علمی و آموزش اثر بخش و ارزیابی صحیح عملکرد شغلی آنها صرف می کنند.» وی با تأکید بر این نکته که اساسی ترین مسأله کشور بحران مدیریت است، خاطرنشان می سازد: «باید زمینه لازم برای انتقال تجارب استادان مجرب و آموزش مدیران فراهم آید تا مدیران در اداره امور توانمند شوند. ما پس از انقلاب 26سال فرصت داشتیم تا نظام اداری را متحول کنیم. اما آیا نظام اداری در کشور متحول شده است؟ این در حالی است که تمام سازمانها، متأثر از نظام اداری هستند. حال پرسش این است که واقعاً چقدر توانستیم بهینه سازی کنیم. در این مدت از چه متخصصانی برای بهینه سازی نظام اداری استفاده کردیم. چقدر آن را جدی گرفتیم. پاسخ به این پرسش ها نشان می دهد که ما نتوانسته ایم نظام اداری اثر بخش، بومی و نظام مندی برای کشور و سازمانها ایجاد کنیم.» دکتر محسن ایمانی استاد دانشگاه تربیت مدرس درباره مشکلات نظام اداری می گوید: «پس از پیروزی انقلاب اسلامی، به دلیل مشکلات پس از انقلاب و تغییرات گسترده در مدیریت بخش های مختلف کشور و جایگزین کردن نیروهای انقلابی، ما با کمبود افراد توانمند برای احراز پست های مدیریتی مواجه شدیم و تنها در دستگاههای حساس، افراد کارآمد به کار گمارده شدند. اما در گستره عظیمی که باید مدیران در رده های مختلف مشغول فعالیت شوند نیروی متخصص و کارآمد به اندازه کافی وجود نداشت. در آن زمان، بحث تعهد و تخصص مطرح شد و اولویت با مدیران متعهد متخصص بود. اما در مواردی که فرد صرفاً تخصص داشت و وابسته به گذشته بود فرد متعهد هر چند که از تخصص کافی برخوردار نبود به کار گمارده می شد اما تلاش می گردید با آموزشهایی، این فرد توانمندی های لازم را در پست مورد نظر کسب کند. با این همه، برخی اوقات با روی کار آمدن یک جریان فکری، مدیران لایق که وابسته به جریان فکری دیگر بودند کنار گذاشته می شوند و این فرآیند به طور وسیع دامنگیر تمام سازمانها می شد. در حالی که این مدیران برنامه هایی داشتند که با این تغییر مدیریت ها، ابتر می ماند و این مسأله معضلاتی را برای کشور به بار می آورد. بدین ترتیب بر اثر جابه جایی جریانات سیاسی، گاهی مدیران اثرگذار به خاطر روی کار آمدن طیف دیگر از کار برکنار می شدند.» ایمانی معتقد است برای جلوگیری از چنین روندی «باید ضوابط اداری و قانونی آن قدر قوی و منسجم باشد که دامنه اختیارات یک مدیر کاملاً مشخص باشد تا مدیر در همان جایگاه تعریف شده عمل کند. از سوی دیگر، پست های اجرایی نظیر مدیریت کارخانه ها نباید با روی کار آمدن یک طیف فکری تغییر کند ولو آن که تفکر سیاسی متفاوتی با طیف جدید داشته باشند، زیرا این تغییر سبب ناتمام ماندن طرحهای قبلی می شود.» تغییرات اجتناب ناپذیر اما این مدرس دانشگاه در پاره ای موارد تغییر مدیریت ها را اجتناب ناپذیر می داند: «برای نمونه، آموزش و پرورش نیاز به مدیری کارآمد و تحول گرا دارد. مدیری که بتواند یک جریان قطعی فکری را تقویت کند یا با تغییرات و نوآوری ها بتواند تحولی عظیم در آموزش و پرورش ایجاد کند. آموزش و پرورش در کشورهای پیشرفته آن قدر مهم است که یک چهارم بودجه کشور را صرف این نهاد می کنند و افراد بسیار کارآ و توانمند را در رأس آن به کار می گمارند با این نگرش که توانمندی آموزش و پرورش زمینه ساز پیشرفت و تحول در کل کشور است.» وی با اشاره به جایگاه ویژه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی می افزاید: «ضروری است مدیرانی سکان دار این وزارتخانه شوند که بتوانند حساسیت های لازم در امور فرهنگی و اعتقادی را دریافت نمایند و با توجه به آسیب پذیری هایی که به لحاظ تهاجم فرهنگی و گسترش ماهواره ها و شبکه اینترنت در سطح کشور وجود دارد بتوانند تحولی در ابعاد فرهنگی جامعه ایجاد کنند. مدیرانی که از یک سو، از حساسیت های لازم برای حفظ عناصر فرهنگی و هویت ایرانی- اسلامی برخوردار باشند و از سوی دیگر، بتوانند این عناصر را حفظ و خودباوری ها را در ابعاد فرهنگی تقویت کنند.» به گفته ایمانی «معمولاً هر جریان تازه ای که روی کار می آید در پی تغییر و تحول است که این خود آسیبی برای مدیریت کشور است، در صورتی که چنین تغییراتی در موارد اجتناب ناپذیر باید با دقت و ظرافت و پس از ارزیابی و ارزشیابی های علمی صورت پذیرد. البته پیش از این بحث ارزیابی مدیران در نهادها و سازمانها مطرح شد با این دیدگاه که در هر نهاد و تشکیلات اداری، هسته ای متشکل از افراد متخصص ایجاد شود تا اگر کسی می خواهد مدیر شود آن جمع او را ارزیابی کنند و براساس مهارت ها و نه به صرف ابلاغ مدیر بالادست، پست مورد نظر را احراز نماید.» ایمانی با اشاره به تئوری های مدیریتی می گوید: «در حال حاضر، بحثی در مدیریت مطرح است که آیا مدیران باید ذاتاً مدیر باشند یا مدیریت یک امر اکتسابی است. برخی نیز مدیریت را ترکیبی از این دو می دانند. به هر روی، اگر ما می خواهیم مدیر تربیت کنیم باید دوره های مرتبط با آن را برگزار کنیم تا فرد مورد نظر حداقل با مدیریت و دیدگاههای صاحبنظران این علم و نیز مدیریت روابط انسانی آشنا شود؛ انواع مدیریت را بشناسد، مثلاً اطلاعات جامعی درباره مدیریت ژاپن کسب کند تا براساس این یافته ها و انتخاب یک شیوه مدیریت و بومی کردن آن، اداره امور را برعهده بگیرد. نه این که با اعمال سلیقه در مجموعه تحت مدیریتش تنش ایجادکندگام های رهبران در مسیر مدیریت دانش سازمانی چند سالی است که اصطلاح مدیریت دانش پای از عرصه مباحث نظری فراتر نهاده و توجه بسیاری از مدیران و کارشناسان سازمان های کشور را به خود جلب نموده است. خوشبختانه شمار قابل توجهی از این علاقه مندان نیز کم و بیش به مفهوم و اهمیت این رویکرد پی برده اند اما پرسش اساسی آنان و بسیاری دیگر از مدیران نوجو و علاقه مند آن است که چگونه می توان دست کم مبانی مدیریت دانش سازمانی را در سازمان خود پیاده کرد؟ در واقع آنها می پرسند اگر در جهان دانش محور امروز احیاء و رشد سازمان در گرو مدیریت موثر دانش سازمانی است، چگونه می توان به راهکارهایی عملی در این مسیر اندیشید یا حداقل، دانش موجود سازمان را به شیوه‌هایی موثرتر مدیریت نمود؛ آن هم با توجه به نوظهور بودن مفاهیم مدیریت دانش، پیچیدگی آمیخته در این مباحث و فراتر از همه دشواری های کنونی مدیریت در ایران؟ مرحله اول: باورهای بنیادین خود را متحول کنید و خود را در جایگاه رهبر بیابید فراموش نکنید که تنها رهبران می توانند بر دیگران نفوذ کنند و تغییر ایجاد کنند (اعم از اینکه عنوان مدیر داشته باشند یا نه) بنابر این برای آغاز این مسیر نخست باید بار دیگر تفاوت های اساسی مدیریت و رهبری را در ذهن مرور کنید تا بتوانید بیش از گذشته خود را در جایگاه رهبر بیابید. واقعیت آن است که سهل الوسول بودن ابزارهای مدیریت و دشوار بودن رهبری، مهمترین عامل انحراف ما از مسیر رهبری و روی آوردن به مدیریت است. به قول جان ماکسول، رهبری هنری است پیچیده که جنبه های مختلف دارد: احترام، تجربه، توانایی عاطفی، هنر آمیزش با مردم، نظم، آرمان، پویایی، وقت شناسی و … . وقتی قوانین و مقررات رسمی سازمان به عنوان ابزار کنترل و تغییر جهت کارکنان در اختیار ماست و ما نیز در طول زمان مهارت های رهبری خود (بویژه جنبه های یاد شده) را تقویت نکرده ایم، بدیهی است که به همین ابزار کهنه روی می آوریم. وقتی می توانیم با حربه حذف اضافه کار، اخطار کتبی و فراتر از آن تمدید نکردن قرارداد در پایان سال، کارکنان را به پذیرش خواسته های خود وادار کنیم، بدیهی است که به ضعف های رهبری خویش کمتر پی خواهیم برد. از این طریق نیز کارها پیش خواهد رفت اما به همان شیوه های پیشین و البته بدون رهبری، تغییری در کار نخواهد بود. اکنون به راهکارهای زیر بیندیشید: . پیش از هر اقدام باید اطمینان یابید که با تمام وجود به نقش، ضرورت و اهمیت مدیریت دانش در سازمان خود پی برده اید . باور داشته باشید که شخصیت و هویت شما در اندیشه و عملتان نهفته است. به این ترتیب هرگز تصور از دست دادن سمت فعلی برایتان دشوار و نگران کننده نخواهد بود. اطمینان داشته باشید که تغییر سازمان به سوی مدیریت دانش سازمانی با وجود همه تهدیدهای محیط داخلی و خارجی و با وجود همه محدودیت ها و نقاط ضعف موجود در جامعه، نظام اداری و سازمان؛ دستاوردی ممکن و میسر است چرا که بسیاری از مدیران کشور در همین فضای دشوار به تغییر و کامیابی نایل شده اند. پیش از هر چیز تلاش کنید زیردستان و همکارانتان پذیرای شما در این سمت باشند و شما را شایسته این مسئولیت بدانند. اگر چنین است، بکوشید اعتبار اجتماعی خویش را تقویت نمایید و اگر چنین نیست به خود مهلت دهید تا با اجرای دقیق گام های بعدی به جایگاه واقعی خود نزدیک تر شوید. پس از این مهلت، درباره ادامه حضور خود در سمت فعلی یا واگذاری آن به فردی شایسته تر تصمیم بگیرید. شاید این تصمیمِ دشوار برای آینده شما بهتر باشد به این گفته جان پی کاتر، استاد دانشگاه‌ هاروارد باور داشته باشید که می‌گوید: رهبریِ تغییر اغلب با یک یا دو نفر در سازمان آغاز می‌شود اما حتی در کوچک‌ترین سازمان‌ها نیز با گذشت زمان، بر تعداد آن افزوده خواهد شد. بنابراین بکوشید شمار بیشتری از اعضای سازمان را به تلاش در مسیر تغییر و مدیریت اثربخش دانش برانگیزید. تجربه گرایش به رهبران تحول ساز نشان داده است که حسن سابقه، تعهد، فداکاری و از خود گذشتگی و بویژه سماجت و تلاش بسیار در مسیر هدف، ویژگی‌هایی اساسی برای جلب اعتماد بدنه سازمان و پذیرش رهبری تغییر از سوی سطوح مختلف کارکنان است از طرح مشکلات، کمبودها و نقصان‌های موجود در سازمان نهراسید و به جای حذف صورت مساله در پی ریشه یابی مشکلات و اجرای راه حل های بنیادین باشید

<** ادامه مطلب... **>